Зачем нужны закрывающие документы?

Представьте ситуацию: вы офис менеджер на предприятии. Директор отправил вас купить зерна для кофе и по пути зайти оплатить наличкой аренду офиса. Вы все сделали, зерна в офисе и из офиса вас никто не выгоняет, но бухгалтер ругается. Почему так произошло? Вы не принесли бухгалтеру накладную на зерна и акт выполненных работ за аренду офиса. Помимо этого вы не принесли чек об оплате. Но зачем нужны все эти бумажки?
При ведении бухгалтерского и налогового учета, необходимо как выписывать для покупателей, так и получать от поставщиков закрывающие документы. К закрывающим относятся следующие документы:

• акты выполненных работ;
• накладные;
• счет-фактуры;
• квитанции, чеки;
• акты приемы передачи.

В нынешнее время такие документы, как: акты выполненных работ, счет фактуры, чеки, могут выписываться в электронном виде.

Бухгалтер требует закрывающие документы не только для того, чтобы подтвердить расход организации и отчитаться перед налоговой, но и для того, чтобы возместить вам расходы, если потратили свои личные денежные средства на нужды компании.

Вывод: Закрывающие документы подтверждают факт совершения покупки и расход вашей компании. Чтобы не возникло проблем при налоговой проверке, и бухгалтер всегда мог вернуть вам денежные средства, которые вы потратили на нужды компании, всегда запрашивайте у своих поставщиков закрывающие документы.