Аудит в кадровом учете
Buhta.com объяснит зачем нужен кадровый аудит и как его провести своими силами
Кадры любого предприятия являются его главной ценностью и ключевым ресурсом. Поэтому организация грамотного процесса кадрового учета - важная составляющая работы, которая требует компетентности и глубокого знания действующего законодательства РК. Однако время от времени требуется проверять все ли в порядке в вашем кадровом учете
Узнать больше о кадровом учете в компании вы можете из нашей статьи – «Кадровый учет – что нужно знать»
Для чего нужен кадровый аудит
Кадровый аудит необходим для проверки документооборота и экспертизы кадровых документов соответственно действующему законодательству.
Какова цель аудита
Цели кадрового аудита:
- систематизировать документооборот;
- улучшить работу с персоналом и дисциплиной;
- снизить риски нарушения ТК РК и штрафные риски;
- выделить слабые места в работе с кадрами, чтобы устранить возможный трудовой спор.
Преимущества проведенного аудита
Качественно проведенный кадровый аудит дает массу преимуществ организации:
- работодатель получает полную информацию о состоянии кадрового учета.
- появляется возможность провести работу над ошибками перед потенциальными проверками налоговых органов, инспекции по труду и т. д.
- сведение к минимуму рисков в сфере трудовых споров и многое другое.
Как часто следует проводить аудит кадровой документации
Новому HR-специалисту, приступая к должности, прежде чем принимать дела следует обязательно провести аудит кадровой документации. Еще лучше было бы организовать прием-передачу дел с предшественником, однако это не всегда получается сделать. Но проверить наиболее важные документы нужно обязательно. Далее регулярные проверки состояния документов стоит проводить планово. Частота аудитов зависит от объема документов, количества персонала и специфики организации.
Обязательный аудит должен быть произведен в случае:
- изменения законодательства;
- при смене ответственного за делопроизводство;
- после увольнения конфликтного сотрудника, который грозил разбирательством в суде;
- при массовом наборе или сокращении персонала;
- при открытии или закрытии структурных подразделений, при слиянии и т.д.;
- перед плановой проверкой ГИТ или других контролирующих органов;
- при смене собственника или генерального директора.
Как провести внутренний кадровый аудит силами компании
Под внутренним аудитом подразумевается проверка собственными силами, для внешнего приглашаются независимые аудиторы из сторонних организаций. Выгоднее провести проверку самостоятельно, если объем работы небольшой. Лица, ответственные за проведение внутреннего кадрового аудита, назначаются приказом руководства из кадровых или юридических работников.
Проверка может быть полной или выборочной. При полной проверке организационно кадрового аудита осуществляются следующие виды работ:
- проверка на наличие полного комплекта документов;
- экспертиза документов;
- проверка документов повышенного риска (трудовые договора с иностранцами и подростками, оплата сверхурочного труда, привлечение к работе в выходные и праздники, договоры о полной материальной ответственности, права женщин и лиц с семейными обязанностями). Повышенное внимание уделяют трудовым книжкам.
Основные документы для проверки при самостоятельном аудите
Используйте чек лист для кадрового аудита:
- Каждый работодатель должен быть зарегистрирован на сайте www.enbek.kz. Перед государством стоит большая задача по трудоустройству безработных граждан и помочь в этом обязан каждый работодатель, размещая имеющиеся у него вакансии на данном ресурсе.
- Выполнение условий коллективного договора.
- Надлежащее оформление трудового договора.
- Наличие согласительной комиссии в организации, а также наличие следующих документов:
- приказ работодателя о создании согласительной комиссии;
- письменное соглашение сторон о порядке работы согласительной комиссии;
- документы, подтверждающие ежегодное обучение членов согласительной комиссии основам трудового законодательства и навыкам ведения переговоров.
- Акты работодателя (приказы, распоряжения, инструкции, правила, положения, графики сменности, графики вахт, графики отпусков, издаваемые работодателем, положение об оплате труда, положение о вахтовом методе работы, положение о командировках, должностные инструкции и т. п.).
- Наличие договора обязательного страхования работника от несчастных случаев при исполнении им трудовых (служебных) обязанностей.
- Языком делопроизводства должен быть государственный язык. Дополнительный язык делопроизводства (русский, английский и др.) организация выбирает при необходимости самостоятельно.
- Оформление договора о полной материальной ответственности.
- Ведение журналов регистрации.
Отчет и исправление ошибок
Чтобы результаты проведенного кадрового аудита не пропали даром, нужно составить план мероприятий по устранению выявленных недостатков. Необходимо определить приоритетные задачи кадрового аудита и поставить их в первую очередь для исполнения. Возможно, что выявленные недостатки потребуют время для их устранения, в связи с чем рекомендуется распределить задачи по исправлению на определенный период с указанием конкретных сроков и исполнителей. Исправление выявленных недостатков – наиболее важный этап, так, как только в этом случае огромный труд по проведению кадрового аудита не будет напрасным. Важно не только выявить нарушения и недостатки, но и устранить их. Любой вопрос гораздо проще решать до того, как он станет проблемой.
Читайте также
· Какие БВУ и на каких условиях предоставляют банковские гарантии в Казахстане
· Процедура реабилитации в Казахстане
· Как приостановить деятельность ТОО и иностранного представительства в Казахстане
· 7 методов и 5 шагов организации управленческого учета
· Что делает бухгалтер при ликвидации ТОО
· Какие документы нужны для заключения договора