Автоматизация финансового учета
Buhta.com разбирается что такое автоматизация финучета и какие бывают ошибки при ее внедрении
Что такое автоматизация финансового учета
Автоматизация финансового учета - основа эффективного управления предприятием. Для грамотного внедрения программного обеспечения и его дальнейшего использования необходимо выбрать оптимальный вариант автоматизации. При этом следует сравнить несколько программ по различным критериям, а также разработать план перехода на автоматизированный учет.
При внедрении автоматизации финансового учета следует детально проработать этапы мероприятия, каждый из которых характеризуется особенностями и возможными рисками. Кроме того, нужно проанализировать, какая именно программа наилучшим образом подходит для учета в соответствии с особенностями ведения бизнеса.
Сущность автоматизации финансового учета
Автоматизация финансового учета представляет собой процесс, при котором происходит внедрение программного обеспечения, комплексно охватывающего финансово-хозяйственную деятельность экономического субъекта. С ее помощью проводимые операции фиксируются в финансовом и управленческом учете, а при их обработке получаются результаты, отражаемые в различных отчетах.
На основе получаемой отчетной информации собственники бизнеса, инвесторы, сотрудники компании, а также госорганы оценивают результаты деятельности и принимают соответствующие решения. Автоматизация учета должна ориентироваться на особенности компании и требования, предъявляемые пользователями информации.
Цели автоматизации
Цели автоматизации финансового учета сводятся к таким моментам:
- сбор и объединение информации в одной программе, что позволяет создавать единую базу данных, обработка которых даст достоверные результаты;
- уменьшение трудовых и временных затрат на обработку информации, вследствие чего возможно снижение объема необходимых ресурсов;
- соединение финансового и управленческого учета между собой, благодаря чему образуется единая информационная среда, предназначенная для различных целей - формирования отчетности согласно законодательству и принятие стратегических управленческих решений;
- возможность внедрения бюджетирования и планирования, что облегчает и упрощает принятие решений по управлению бизнесом;
- уменьшение влияния человеческого фактора при обработке информации, а, следовательно, снижение риска возникновения ошибок;
- возможность организации трудовой деятельности работников не только непосредственно на рабочем месте, но и удаленно, что снижает затраты компании;
- ведение учета в соответствии с международными стандартами.
При грамотном использовании программного обеспечения компания достигает поставленных целей, а также получает преимущества использования автоматизации учетного процесса.
Преимущества автоматизации финансового учета
Внедрение автоматизации финансового учета позволяет применять следующие преимущества:
- создать эффективную систему обработки информации и управления финансами компании;
- сократить затраты на проведение учетного процесса;
- объединить сведения в одной информационной среде;
- сократить количество ошибок и защитить организацию от возможных рисков;
- повысить прозрачность формируемой финансовой отчетности;
- ускорить оперативность получения результатов учета, на основании которых можно принимать грамотные управленческие решения.
Преимущества автоматизации финансового и управленческого учета могут быть получены только в том случае, если при ее внедрении исключаются ошибки различного рода. В противном случае процесс становится малоэффективным и нецелесообразным.
Ошибки, допускаемые при внедрении автоматизации
При внедрении автоматизации учетного процесса допускаются следующие ошибки:
- Неодинаковое понимание участниками процесса цели автоматизации;
При разработке и внедрении проекта автоматизации надо четко обозначить цель, в соответствии с которой разрабатывается программа мероприятия. Без детальной проработки цели процесс автоматизации будет рассматриваться участниками с разных точек зрения, что в итоге приводит к недопониманию и лишним действиям.
- Неверное позиционирование проекта автоматизации;
Проект автоматизации предусматривает работу не только IT-специалистов, но и других сотрудников, в том числе бухгалтеров, кадровиков, экономистов и финансистов, а также руководителей отделов производства и реализации продукции. Качественная разработка и внедрение мероприятия должна стать командной целью, достижение которой возможно только при приложении совместных усилий.
- Неверный план управления проектом автоматизации;
После определения цели необходимо разработать план управления проектом автоматизации финансового учета. Он включает конкретные этапы мероприятия, выполнение которых будет контролироваться руководством компании. Кроме того, план должен быть в виде официального документа, представляемого на рассмотрение и утверждение руководителями структурных подразделений.
- Определение полномочий и обязанностей каждого участника;
При внедрении автоматизации финансового учета каждому участнику процесса отводится соответствующая роль, определяемая функциональными обязанностями. При этом обязанности конкретных исполнителей должны иметь разграничение, чтобы они не пересекались между собой и не запутывали процесс реализации мероприятия.
- Не используются стандартные действия по управлению проектом автоматизации;
Для упрощения процесса и снижения временных и трудовых затрат целесообразно использовать стандартные приемы и способы. Их применение позволяет разработать и внедрить автоматизацию в кратчайшие сроки и при этом исключить какие-либо ошибки.
- Работа низкоквалифицированного персонала.
Внедрение автоматизации финансового учета - это трудоемкий процесс, качественное выполнение которого возможно только при работе высококвалифицированных специалистов. Если к выполнению задачи привлекать работников с низким уровнем теоретических и практических знаний, возможно затягивание процесса и получение некачественных результатов.
Все ошибки следует учитывать при разработке программы автоматизации финансового учета с целью повышения эффективности и результативности проводимого процесса.
Этапы автоматизации финансового учета
Разработка программы автоматизации должна включать следующие этапы:
- анализ цели автоматизации и предъявляемых к ней требований;
- создание группы специалистов, ответственных за внедрение автоматизации;
- анализ программ для автоматизации финансового учета, их сравнение и выбор оптимального варианта;
- проектирование и разработка системы в соответствии с выбранным вариантом;
- внедрение автоматизации в деятельность компании;
- обучение персонала использованию программного обеспечения;
- тестирование работы автоматизации финансового учета;
- выявление ошибок при работке и их исправление.
Особо важным этапом является выбор программного продукта, поскольку от его грамотного и эффективного использования в целом зависит успешность внедрения автоматизации учета.
В заключение отметим, что как правило, для автоматизации учета финансов разрабатываются специальные сервисы для ИП, малого и среднего бизнеса, которые включают в себя не только отчет о движении денег, но также и основные финансовые отчеты. Такая разработка требует аналитики, математики и серьезного подхода к безопасности разрабатываемого решения, зато с помощью такого сервиса собственник получает отличный инструмент для измерения, контроля и управления деньгами своей компании, который значительно экономит его время.
Также вы можете почитать о финансовом аудите в нашей статье – «Аудит финансовой отчетности»
Читайте также
· Частная компания в МФЦА (AIFC)
· Система управления рисками (СУР) в Казахстане
· Статистический учет и отчетность в компании
· КПН – что это за налог и кто его платит
· Производственный календарь на 2022 год
· Рефинансирование бизнес кредитов в Казахстане
· Франшиза - что это и как она работает