Что делать с документами при ликвидации юридического лица

Существует утвержденный Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения. Данный перечень предусматривает различные сроки хранения для разных документов. При этом указанный в перечне срок хранения некоторых документов может превышать срок деятельности ликвидированной организации

Сроки хранения документов

Для отдельных видов документов существуют конкретно установленные законом сроки хранения.

Узнать о сроках хранения можно из наших статей:

Как уничтожать документы с истекшим сроком хранения

Документы с истекшим сроком хранения могут быть уничтожены по акту в порядке, установленном Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях.

Передача документов по личному составу в государственный архив

В соответствии с пунктом 4 статьи 8 Закона «О Национальном архивном фонде и архивах» при ликвидации юридических лиц решение о месте дальнейшего хранения документов Национального архивного фонда и по личному составу принимается ликвидационной комиссией или банкротным управляющим по согласованию с уполномоченным органом.

Согласно пункту 176 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях в случае ликвидации организации в период проведения ликвидационных мероприятий документы по личному составу оформляются и передаются в соответствующий государственный архив.

Что делать с документами, срок хранения которых не истек

Как было указано, законодательством предусмотрено, что обязательной передаче в госархив подлежат только документы по личному составу и документы, которые входят в Национальный архивный фонд.

ВАЖНО! Закон не предусматривает, как поступать с документами ликвидируемой организации, с не истекшим сроком хранения.

Как вариант – это передача на хранение:

вышестоящей организации;
участникам (учредителям);
в частный архив.

При этом законом не установлена какая-либо ответственность за то, что ликвидированная организация не передаст на хранение свои документы, срок хранения которых не истек. Кроме того, привлечение к ответственности организации после ее ликвидации весьма затруднительно. Возможность предъявления претензий по данному вопросу к руководству, сотрудникам или учредителям ликвидированной организации также представляет сложность.

Документы, не относящиеся к личному составу, должны храниться в течение установленных сроков, но в каком месте - законом не урегулировано, следовательно по усмотрению ликвидируемой организации или ее участников, учредителей.

Читайте также