Что такое представительские расходы и можно ли их брать на вычеты?

Затраты на такси, встречи с деловыми партнерами в ресторанах и многое другое являются расходами в целях получения прибыли и называются представительскими расходами.

Можно сказать, что не существует такого бизнеса, в котором не приходилось бы встречаться с партнерами, заключать сделки и коммуницировать с потенциальными поставщиками и клиентами. Многие бизнесмены стараются всеми силами создать благоприятные условия проведения встреч, которые в дальнейшем приведут к положительному результату сделки. Для этого они прибегают к услугам переводчика, оплачивают транспорт, питание, несут расходы по аренде помещений для проведения конференций и прочее.

Такие расходы являются представительскими, и их можно возмещать сотрудникам и брать на вычеты. Но для этого необходимо учитывать все нормы, предусмотренные в Налоговом кодексе.

Как правильно оформить представительские расходы?

Представительские расходы обязательно должны прописываться в Учетной политике организации, а именно нужно указать сроки предоставления документации, составления авансового отчета и возмещения затрат по представительским расходам.

Пункт 3 статьи 245 Налогового кодекса Республики Казахстан предусматривает документацию, на основании которой можно отнести представительские расходы:

1. письменный приказ или письменное распоряжение налогоплательщика о проведении представительского мероприятия с указанием цели его проведения и лиц, ответственных за его проведение;
2. утвержденная налогоплательщиком смета расходов такого мероприятия;
3. отчет ответственных лиц о проведенном представительском мероприятии с указанием даты и места проведения, результатов проведенного мероприятия, состава участников, программы мероприятий, фактически произведенных расходов;
4. первичные и иные документы, подтверждающие основания и осуществление представительских расходов.

Какие расходы относятся к представительским?

• транспортное обеспечение лиц, участвующих в представительских мероприятиях - если это командировка, то билеты в эту группу не входят;
• питание таких лиц в ходе проведения представительских мероприятий;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации;
• аренда и (или) оформление помещения для проведения представительских мероприятий.

Какие расходы нельзя отнести к представительским?

• расходы на проживание приглашенных лиц, оформление виз для таких лиц;
• организацию досуга, развлечений, отдыха;
• транспортное обеспечение на проезд железнодорожным, морским и воздушным транспортом участников представительского мероприятия.

Как взять на вычеты представительские расходы?

В первую очередь необходимо предоставить в бухгалтерию все подтверждающие документы, такие как: квитанции, чеки, акты выполненных работ и накладные. Далее необходимо составить акт с характеристикой проведения мероприятия и составить акт о списании представительских расходов. После этого представительские расходы можно взять на вычеты. Но необходимо обратить внимание: в соответствии с п.4 статьи 245 Налогового кодекса РК, Представительские расходы относятся на вычеты в размере, не превышающем 1 процент от суммы расходов работодателя по доходам работников. Например, годовой доход сотрудника составил 700 000 тенге, и только 7 000 тенге разрешено взять на вычеты.